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Domande frequenti

CHE COS'E' L'AUTOCERTIFICAZIONE?

Certificati addio
Con la vigente normativa le amministrazioni e i servizi pubblici non possono più chiedere i certificati ai cittadini in tutti i casi in cui si può fare l'autocertificazione. Questa è una delle novità più importanti del testo unico sulla documentazione amministrativa. Si completa così il cammino avviato nel 1997 dalle leggi Bassanini per semplificare la vita ai cittadini e non costringerli più a fare i fattorini tra un'amministrazione e l'altra per dimostrare di essere nati, residenti o addirittura di essere in vita. Sono diventate più semplici tutte le pratiche più comuni della vita quotidiana.
L'introduzione della semplificazione degli atti permette di raggiungere l'obiettivo della completa eliminazione dei certificati attraverso lo scambio diretto di informazioni tra amministrazioni pubbliche. La richiesta di questi certificati da parte delle amministrazioni e dei servizi pubblici costituisce violazione dei doveri d'ufficio. Al posto del certificato, amministrazioni e servizi pubblici devono accettare le autocertificazioni o acquisire i dati direttamente, facendosi indicare dall'interessato gli elementi necessari per trovarli (ad esempio per il diploma di scuola secondaria il cittadino deve indicare l'istituto e l'anno in cui si è diplomato).

Attenzione
- i certificati medici non possono essere sostituiti dall'autocertificazione. E' sempre possibile per i cittadini chiedere il rilascio dei certificati, sono le amministrazioni che non possono pretenderli.

Chi deve accettare l'autocertificazione
- le amministrazioni pubbliche.
- I servizi pubblici e cioè le aziende che hanno in concessione servizi come i trasporti, l'erogazione di energia, il servizio postale, le reti telefoniche, ecc. per esempio le aziende municipalizzate, l'Enel, le Poste (ad eccezione del servizio Bancoposta) la Rai, le Ferrovie dello Stato , la Telecom, le Autostrade ecc. sono tenute ad accettare l'autocertificazione dai loro utenti.

I Tribunali non sono obbligati ad accettare l'autocertificazione.

L'autocertificazione e i privati
Si può presentare l'autocertificazione anche ai privati (ad esempio banche e assicurazioni) se questi decidono di accettarla. Per i privati, a differenza delle amministrazioni pubbliche, accettare l'autocertificazione non è un obbligo, ma una facoltà.

Chi può fare le dichiarazioni sostitutive
Possono fare l'autocertificazione:
- i cittadini italiani;
- i cittadini dell'Unione Europea;
- i cittadini dei paesi extracomunitari in possesso di regolare permesso di soggiorno, limitatamente ai dati attestabili dalle pubbliche amministrazioni italiane.

Niente più autentiche di firma su domande e dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà rivolte alle pubbliche amministrazioni. Con le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà il cittadino può dichiarare tutte le condizioni, le qualità personali e i fatti a sua conoscenza che non sono già compresi nell'elenco dei certificati che le amministrazioni non possono più chiedere. Per esempio, si può dichiarare di essere erede, proprietario o affittuario di un appartamento o il proprio stato di servizio ecc. per presentare le domande e le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà alle amministrazioni e ai servizi pubblici è sufficiente firmarle davanti al dipendente addetto a ricevere oppure presentarle o inviarle allegando la fotocopia di un documento di identità. L'autentica della firma rimane necessaria per le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà da presentare a privati, come banche o assicurazioni, e per le domande di riscossione di benefici economici (pensioni o contributi) da parte di altre persone.

Le responsabilità di chi autocertifica
il cittadino è responsabile di quello che dichiara con l'autocertificazione. Le amministrazioni gli danno fiducia e al tempo stesso effettuano controlli sulla corrispondenza alla verità delle autocertificazioni.
In caso di dichiarazione falsa il cittadino viene denunciato all'autorità giudiziaria, può subire una condanna penale e decade dagli eventuali benefici ottenuti con l'autocertificazione.

Domande e autocertificazione per fax e per e-mail
Tutte le domande e le dichiarazioni sostitutive da presentare alla pubblica amministrazione o ai gestori di servizi pubblici possono essere inviate anche per fax allegando la fotocopia di un documento di identità. Inoltre potranno essere inviate per e - mail con la firma digitale o con la carta di identità elettronica.

CHE COSA SI INTENDE PER DOCUMENTO DI IDENTITA'?


Il documento, quale mezzo di identificazione della persona, è ai sensi dell'art.288 del R.D. 6 maggio 1940, n.635 (Approvazione del regolamento per l'esecuzione del testo unico 18 giugno 1931, n.773 delle leggi di pubblica sicurezza), la carta di identità. Tale documento viene rilasciato al compimento dei 15 anni.
Tuttavia, ai sensi dell'art.35 D.P.R. 445/200, sono equipollenti alla carta di identità:

  1. il passaporto,
  2. la patente di guida,
  3. la patente nautica,
  4. il libretto di pensione,
  5. il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici,
  6. il porto d'armi,

le tessere di riconoscimento, purché munite di fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente, rilasciate da un'amministrazione dello Stato.

Per i minori di anni 15, si considera documento di identità, il certificato di nascita con fotografia dichiarato valido dalla Polizia (Questura). Tale documento consente l'espatrio ad un minore e solo a tale circostanza è limitata la sua efficacia (Accordo europeo sul regime della circolazione delle persone fra i Paesi membri del Consiglio d'Europa - Parigi 13 dicembre 1957). Tuttavia, ai sensi degli art.292 e 293 del R.D.635/40, come ribadito nella circolare del Ministero dell'Interno M.I.A.C.E.L. n.3 del 14 marzo 1995, "l'identità dei componenti le famiglie degli impiegati civili e militari dello Stato può essere dimostrata con l'esibizione della tessera che viene rilasciata dalle amministrazioni di appartenenza a prescindere dall'età dei figli".

QUAL'E' LA VALIDITA' DELLA DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE DI CERTIFICAZIONI E ATTI NOTORI?

1. Art. 41 D.R.P. 445/2000

  1. I certificati rilasciati dalle pubbliche amministrazioni attestanti stati e fatti personali non soggetti a modificazioni hanno validità illimitata
  2. Le restanti certificazioni hanno validità di sei mesi dalla data di rilascio se disposizioni di legge o regolamenti non prevedono una validità superiore.
  3. I certificati anagrafici, le certificazioni dello stato civile, gli estratti e le copie integrali degli atti di stato civile sono ammessi dalle pubbliche amministrazioni nonché dai gestori o esercenti di pubblici servizi anche oltre i termini di validità nel caso in cui l'interessato dichiari, in fondo al documento, che le informazioni contenute nel certificato stesso non hanno subito variazioni dalla data di rilascio. Il procedimento per il quale gli atti certificativi sono richiesti deve avere comunque corso, una volta acquisita la dichiarazione dell'interessato. Resta ferma la facoltà di verificare la veridicità e la autenticità delle attestazioni prodotte. In caso di falsa dichiarazione si applicano le disposizioni di cui all'articolo 76 d.p.r. 445/2000.
  4. Le dichiarazioni sostitutive di certificazioni e le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà per i casi suindicati dall'art. 46 e 47 D.R.P. 445/2000 hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono (art. 48 D.P.R. 445/200).

COME SI PUO' FARE L'AUTOCERTIFICAZIONE?

Per le dichiarazioni sostitutive dei certificati:

  1. scrivendo su carta semplice e firmando sotto la propria ed esclusiva responsabilità (non è necessario firmare davanti all'impiegato) o compilando dichiarazioni sostitutive;
  2. tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi possono essere inviate anche per fax e via telematica
  3. le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica sono valide se sottoscritte mediante la firma digitale o quando il sottoscrittore è identificato dal sistema informatico con l'uso della carta di identità elettronica.

COME SI PRESENTA UNA COPIA AUTENTICA DI UN DOCUMENTO?

  • Art. 18 D.P.R. 445/2000 Copie Autentiche
  1. Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura dell'atto o documento. Esse possono essere validamente prodotte in luogo degli originali.
  2. L'autenticazione delle copie può essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l'originale, o al quale deve essere prodotto il documento, nonché da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco. Essa consiste nell'attestazione di conformità con l'originale scritta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve altresì indicare la data e il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio. Se la copia dell'atto o documento consta di più fogli il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio. Per le copie di atti e documenti informatici si applicano le disposizioni contenute nell'articolo 20.
  3. Nei casi in cui l'interessato debba presentare alle amministrazioni o ai gestori di pubblici servizi copia autentica di un documento, l'autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione, su esibizione dell'originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso l'amministrazione procedente. In tal caso la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso.

DOVE REPERIRE I MODULI PER L'AUTOCERTIFICAZIONE?
Presso le amministrazioni che sono tenute a procedere alla revisione della modulistica per l'autocertificazione e per le istanze, inserendovi il richiamo alle sanzioni penali previste dall'art.76 della D.R.P. 445/2000 (art.48 co.2 e 3 D.P.R. 445/2000). Qualora i moduli non fossero disponibili è sempre possibile autocertificare su carta semplice.
La Rete Civica Della Bassa Friulana offre ai proprio utenti la possibilità di scaricare i moduli per l'autocertificazione direttamente da "Internet". Esistono due versioni dei moduli: una in formato .doc compilabile on line ed uno in formato .pdf compilabile sono manualmente.

QUANDO L'AUTOCERTIFICAZIONE NON E' AMMESSA? 

  • Art. 49 D.R.P. 445/2000 Limiti di utilizzo delle misure di semplificazione
  1. I certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o brevetti non possono essere sostituiti da altro documento, salvo diverse disposizioni della normativa di settore.
  2. Tutti i certificati medici e sanitari richiesti dalle istituzioni scolastiche ai fini della pratica non agonistica di attività sportive da parte dei propri alunni sono sostituiti con un unico certificato di idoneità alla pratica non agonistica di attività sportive rilasciato dal medico di base con validità per l'intero anno scolastico.

QUALI SONO I CASI IN CUI LE AMMINISTRAZIONI NON DEVONO PIU' CHIEDERE IL CERTIFICATO AL CITTADINO?

Dal 7 marzo 2001 le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi non possono richiedere atti o certificati concernenti stati, qualità personali e fatti che risultino elencati all'art. 46, che siano attestati in documenti già in loro possesso o che comunque esse stesse siano tenute a certificare. In luogo di tali atti o certificati i soggetti indicati nel presente comma sono tenuti ad acquisire d'ufficio le relative informazioni, previa indicazione, da parte dell'interessato, dell'amministrazione competente e degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti, ovvero ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta dall'interessato (art. 43 D.P.R 445/2000).

Art. 44 D.P.R. 445/2000: Gli estratti degli atti di stato civile sono richiesti esclusivamente per i procedimenti che riguardano il cambiamento di stato civile e, ove formati o tenuti dagli uffici dello stato civile in Italia o dalle autorità consolari italiane all'estero, vengono acquisiti d'ufficio. Al di fuori delle ipotesi di cui al comma l le amministrazioni possono provvedere all'acquisizione d'ufficio degli estratti solo quando ciò sia indispensabile.

CHE COSA SUCCEDE PER COLORO CHE NON SANNO O NON POSSONO FIRMARE UNA DICHIARAZIONE?

L'amministrazione dovrà accertare l'identità del dichiarante e menzionare la causa dell'impedimento a sottoscrivere la dichiarazione (art. 4 D.P.R. 445/2000).

LE MODALITA' PREVISTE DI AUTOCERTIFICAZIONE SI APPLICANO ANCHE AI CITTADINI STRANIERI?

  1. Per i cittadini della comunità europea si applicano le stesse modalità previste per i cittadini italiani (art.3 D.P.R. 445/2000).
  2. I cittadini extra comunitari residenti in Italia possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui al co.1 solo qualora si tratti di comprovare stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici, fatte salve le speciali disposizioni contenute nelle leggi e nei regolamenti concernenti la disciplina dell'immigrazione e la condizione di straniero (art.3 D.P.R. 445/2000).

QUALI SONO LE SANZIONI PER I CITTADINI?

Se le amministrazioni hanno dubbi sulla veridicità delle autocertificazioni sono tenute ad effettuare i controlli necessari. Le dichiarazioni mendaci, la falsità negli atti e l'uso di atti falsi sono puniti ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia (art.76 D.P.R. .455/2000). Il dichiarante inoltre decade dai benefici eventualmente conseguiti da provvedimenti sulla base di dichiarazioni non veritiere (art.75 co.3 D.P.R. 445/2000).

QUALI SONO LE INIZIATIVE PER LA CORRETTA APPLICAZIONE DELLE NORME IN MATERIA DI AUTOCERTIFICAZIONE?

  1. Le amministrazioni procedono, attraverso controlli a campione, a verificare la veridicità delle dichiarazioni sostitutive.
  2. Gli uffici di controllo interno delle amministrazioni accertano la corretta applicazione delle norme sull'autocertificazione.
  3. Le Prefetture sensibilizzano e promuovono l'applicazione del regolamento con l'ausilio dei comitati provinciali della pubblica amministrazione.
  4. L'Ispettorato di controllo istituito presso il Dipartimento della Funzione Pubblica controlla il rispetto delle norme sull'autocertificazione.
  5. L'osservatorio permanente sull'applicazione della D.P.R. 445/2000 presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri fornisce pareri su specifici quesiti e problematiche.

QUALI SONO I PRINCIPALI RIFERIMENTI NORMATIVI?

  1. Legge 4 gennaio 1968, n. 15 "Norme sulla documentazione amministrativa e sulla legalizzazione e autenticazione di firme"
  2. Legge 7 agosto 1990, n. 241 "Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti"
  3. Legge 31 dicembre 1996, n. 675 "Tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento di dati personali"
  4. Legge 15 maggio 1997, n.127 "Misure urgenti per lo snellimento dell'attività amministrativa e dei procedimenti di decisione e di controllo"
  5. Legge 16 giugno 1998, n. 191 "Modifiche ed integrazioni alle leggi 15 marzo 1997, n.59, e 15 maggio 1997, n. 127, nonché norme in materia di formazione del personale dipendente e di lavoro a distanza nelle pubbliche amministrazioni, Disposizioni in materia di edilizia scolastica"
  6. D.P.R. 20 ottobre 1998, n.403 "Regolamento di attuazione degli articoli 1, 2 e 3 della legge 15 maggio 1997, n. 127, in materia di semplificazione delle certificazioni amministrative"
  7. Circolare della Presidenza del Consiglio dei Ministri del 5 febbraio 1999 "Attuazione del decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n.403. Regolamento di attuazione degli articoli 1, 2 e 3 della legge 15 maggio 1997, n.127, in materia di semplificazione delle certificazioni amministrative, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 2 75 del 24 novembre 1998"
  8. Circolare del Ministero della Pubblica Istruzione del 22 dicembre 1998 "Modulistica per iscrizioni alunni - Applicazione Legge 15 maggio 1997 n.127, Legge 16 giugno 1998 n. 191 e D.P.R. 20 ottobre 1998, n.403"
  9. Circolare del Ministero della Pubblica Istruzione del 16 gennaio 1999 "Circolare ministeriale n. 489 del 22.12.1998 - Modulistica per iscrizioni alunni - Precisazioni e chiarimenti."
  10. Circolare del Ministero dell'interno del 2 febbraio 1999 "Decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n.403, recante norme di attuazione degli articoli 1, 2, e 3 della legge 15 maggio 1997, n.127, in materia di semplificazione delle certificazioni amministrative".
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